‘’Samen met mijn collega’s er voor zorgen dat een order tijdig bij een tevreden klant is geleverd: daar doe ik het voor’’
Na twaalf jaar als vrachtwagenchauffeur te hebben gewerkt was Robert toe aan een nieuwe uitdaging. Via een online speurtocht komt hij in contact met Maas & Hagoort over de functie als logistiek medewerker. Na een leuke kennismaking met Supply Chain Manager Niels Bouterse lijkt hem dit een mooie, nieuwe uitdaging. Robert vervult deze functie dan ook al bijna drie jaar met veel plezier.
Robert vertelt hoe zijn werkdag eruit ziet en welke werkzaamheden bij zijn functie komen kijken: ‘’Iedere ochtend loop ik een rondje in het magazijn en kijk ik naar wat de stand van zaken is. Bijvoorbeeld naar wat er allemaal al verwerkt is en wat er deze dag de deur uit moet. Zodra dit gebeurt is controleer ik mijn mail en kijk ik ook of er urgente zaken zijn die ik direct dien op te pakken’’. Vervolgens vult Robert zijn dag met taken zoals het maken en bijhouden van de dag- en weekplanning, het klaar maken van zendingen en het controleren van de lange termijn planning. Gedurende de dag kunnen aanvragen en nieuwe orders zijn mailbox binnenkomen die om acties vragen. De meer urgente gevallen komen vaak telefonisch binnen. ‘’De ene dag heb je tien telefoontjes op een dag en de andere dag niets. Het is leuk en uitdagend om werk te hebben waarbij je snel moet schakelen’’.
Op de vraag waarover die urgente telefoontjes gaan vertelt Robert: ‘’Vaak zijn het vraagstukken over een bepaalde levering die al is verzonden. Wat is de status? Wanneer kan de klant de zending verwachten? Hierbij is het snel schakelen met onze logistieke partner om te zoeken naar een antwoord. Waar gewerkt wordt, daar worden fouten gemaakt. Het kan dus ook zo maar zijn dat er iets ontbreekt tijdens een zending. Als ik iets over het hoofd zie dan wordt dit tijdens de controle in het magazijn opgepikt en kunnen we dit met het team snel en tijdig herstellen’’.
Wanneer er een project door Maas & Hagoort uitgevoerd mag worden en het lichtplan door de engineer in orde is gemaakt, wordt de verlichting ingekocht. Deze order voor de armaturen die in het project worden toegepast komt bij Robert terecht: ‘’Bij grote projecten word ik al in een eerder stadium betrokken om de planning goed af te stemmen. Het is fijn dat ik samen met inkoop in dezelfde werktuin zit. Voor dat soort projecten loopt de communicatie vaak door elkaar heen en heb je veel makkelijker overleg met elkaar’’. Uiteindelijk is het Robert zijn taak om alle noodzakelijke data te verzamelen. Denk aan de leverdatum waarop de leverancier de gevraagde armaturen kan leveren en wanneer de order bij Maas & Hagoort de deur uit dient te gaan: ‘’Hier hebben we gelukkig een goed systeem voor, waarbij je de nodige informatie invoert. Het systeem geeft dan uiteindelijk een levertijd waarmee ik dan verder kan plannen’’.
Bij nagenoeg ieder project zijn meerdere fabrikanten en leveranciers betrokken wat zorgt voor verschillende leverdata binnen één project. Alle benodigde armaturen komen in het magazijn binnen, worden gecontroleerd, verzameld en bij elkaar gebundeld. Waar voor het ene project alles als één volledige zending wordt verzonden naar de klant kan het voor een andere klant nodig zijn dat de order in verschillende delen door ons wordt verzonden. Robert vertelt hierover: ‘’Het gebeurt wel eens dat een klant belt en aangeeft dat hij een deel van de order al eerder kan gebruiken. Dit wordt dan door ons naar de klant gestuurd’’. Het gefaseerd leveren van een order gebeurd vaak bij grotere projecten. Maas & Hagoort biedt dan ook de service om de order gecodeerd uit te leveren aan klanten. Hierdoor kunnen armaturen per gebouw, per verdieping, per ruimte en zelfs per armatuur gecodeerd worden. Hierdoor komt de zending direct op de juiste locatie of zelfs ruimte terecht. Dit zorgt er voor dat installateurs sneller aan de slag kunnen.
Robert vertelt verder: ‘’Wanneer een gevraagde leverdatum niet haalbaar is, schakel ik met mijn collega’s van de binnendienst. Ik geef dan aan dat voor één van onze projecten een bepaald armatuur niet op tijd leverbaar is en vraag ze te zoeken naar een alternatief’’. Soms gaat Robert met de klant zelf in gesprek en vraagt dan wat wenselijk is. De ene keer is het nodig op zoek te gaan naar een alternatief, een andere keer wordt er voor gekozen toch te wachten tot het gewenste armatuur binnen is. ‘’Ik sta er soms van te kijken dat er zo veel begrip is bij klanten wanneer er in het proces vertraging oploopt. Het niet tijdig kunnen leveren kan verschillende oorzaken hebben, maar de voornaamste reden op dit moment is het tekort aan bepaalde grondstoffen. Klanten zijn hier ook van op de hoogte en hebben hier uiteindelijk zelf ook mee te maken. Dat helpt bij het accepteren van tegenslagen’’.
Naast dat Robert de man van de logistieke planning is, vindt hij het ook leuk om zo nu en dan bij te springen met zijn handen: ‘’Bij grotere projecten of bij projecten waarbij de materialen kort voor de deadline bij ons binnen komen, zijn er wel eens extra handen nodig. Dat hoort er ook bij en ik vind het mijn verantwoordelijkheid om bij te springen als dat nodig is. Wanneer we echt handen te kort komen, vraag ik wel eens wie er vanuit het bedrijf een uurtje kan helpen met bijvoorbeeld assemblage. Hier wordt altijd positief op gereageerd.’’ Op deze manier zorgt het gehele team er samen voor dat een order op tijd de deur uit kan. Robert sluit af: ‘’Het vele contact met mensen vind ik fijn. Samen met mijn collega’s er voor zorgen dat een order tijdig bij de klant terecht komt. Met een klant die tevreden is over het gehele proces als resultaat. Daar doe ik het voor’’.
